Pourquoi repenser la gestion de projet aujourd’hui?
Beaucoup d’entreprises utilisent encore des outils déconnectés : Excel, mails, applications en silo. Cette méthode fonctionne jusqu’à un certain seuil de complexité. Au-delà, elle ralentit, fragilise et empêche de prendre les bonnes décisions.
Avec un ERP comme Business Central et un outil d’analyse comme Power BI, vous changez de logique : vous passez d’une gestion réactive à une stratégie proactive, précise et connectée aux réalités du terrain.
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Créer et structurer vos projets intelligemment
Beaucoup d’entreprises utilisent encore des outils déconnectés : Excel, mails, applications en silo. Cette méthode fonctionne jusqu’à un certain seuil de complexité. Au-delà, elle ralentit, fragilise et empêche de prendre les bonnes décisions.
Avec un ERP comme Business Central et un outil d’analyse comme Power BI, vous changez de logique : vous passez d’une gestion réactive à une stratégie proactive, précise et connectée aux réalités du terrain.
1. Création et Configuration des Projets
- Initialisation du Projet : Dans Business Central, vous pouvez créer un projet en définissant des informations telles que le nom, le client, la date de début et de fin, ainsi que le type de projet.
- Définition des Tâches : Chaque projet peut être décomposé en tâches spécifiques. Par exemple, pour un projet de construction, les tâches peuvent inclure la préparation du site, la construction des fondations, et l’installation des infrastructures.
- Planification des Ressources : Pour chaque tâche, vous pouvez assigner des ressources humaines (ouvriers, chefs de projet) et matérielles (équipements, matériaux).
2. Suivre vos ressources et coûts en temps réel
Suivi des Ressources : Business Central permet de suivre l’allocation des ressources à chaque tâche. Par exemple, si vous gérez un projet de construction, vous pouvez suivre l’allocation des ouvriers et des matériaux nécessaires pour chaque étape du chantier.
Suivi des Coûts : Chaque ressource utilisée est automatiquement associée à un coût dans Business Central. Cela vous permet de comparer les coûts estimés à l’avancement réel du projet. Vous pouvez facilement voir si un projet est en ligne avec le budget initial ou s’il y a des écarts.
3. Gérer le temps et l’avancement sans flou
Via les feuilles de temps intégrées, les collaborateurs enregistrent leur temps par tâche. Cela permet de :
-
mesurer l’efficacité par personne ou équipe,
-
ajuster les plannings,
-
savoir si l’on est en avance, à l’heure ou en retard.
Cette donnée est cruciale pour garantir la rentabilité du projet.
4. Visualiser avec Power BI : vos données prennent vie
C’est là que Power BI entre en jeu. Il connecte vos données issues de Business Central pour les transformer en tableaux de bord clairs, dynamiques, personnalisables.
Vous pouvez visualiser :
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l’avancement global du projet,
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les KPIs clés (temps, coûts, marges, tâches critiques),
-
les écarts prévisionnel/réel,
-
la performance par équipe.
Chaque responsable peut filtrer les données selon son rôle. La DAF suit les coûts, le chef de projet pilote l’exécution, la direction suit les objectifs stratégiques.
5. Anticiper les problèmes avec des alertes intelligentes
Alertes Automatiques : L’une des fonctionnalités les plus puissantes de Power BI dans la gestion de projet est l’automatisation des alertes. Vous pouvez définir des seuils spécifiques (par exemple, si le coût dépasse un certain pourcentage du budget) et être alerté en temps réel.
Actions Correctives : Ces alertes vous permettent d’agir rapidement pour ajuster les ressources ou les plannings afin de respecter les objectifs du projet.
6. Automatiser la facturation selon l’avancement
Facturation Basée sur l’Avancement : Un autre aspect clé de Business Central est la gestion de la facturation des projets. Vous pouvez créer et valider des factures en fonction de l’avancement du projet, et même utiliser des rapports Power BI pour suivre les montants facturés et les paiements reçus.
Suivi des Paiements : Cela vous aide à éviter toute erreur de facturation et à vous assurer que vous êtes payé à temps.
Exemple concret de gestion d’un projet
Imaginons que vous ayez la charge d’un projet de construction d’un immeuble de bureaux. Le projet est divisé en plusieurs phases, telles que la préparation du site, la construction des fondations, et l’installation des infrastructures. Grâce à Business Central :
- Affectation des Ressources : Vous assignez des ressources humaines (chefs de projet, ouvriers) et matérielles (pelles mécaniques, béton) à chaque tâche.
- Suivi des Coûts : Le suivi des coûts est automatiquement effectué, et à chaque étape du projet, vous avez une vision claire de l’avancement par rapport au budget.
- Facturation : Une fois que vous avez terminé la préparation du site, vous pouvez créer une facture partielle basée sur l’avancement du projet.
- Analyse avec Power BI : Power BI vous fournit alors un tableau de bord interactif où vous pouvez voir l’écart entre le coût estimé et le coût réel pour cette phase. Si le coût de la préparation du site dépasse de 10 % le budget prévu, vous serez alerté en temps réel, vous permettant de prendre des décisions rapides, comme l’optimisation des ressources ou la réduction des coûts sur la phase suivante.
Quels bénéfices pour vos métiers ?
- Pour le chef de projet
Avec Business Central et Power BI, les chefs de projet bénéficient d’une vision à 360° sur l’état d’avancement, tout en ayant la possibilité de zoomer sur chaque détail opérationnel. Cela leur permet d’anticiper les blocages, d’optimiser les ressources disponibles et de gagner un temps précieux sur le reporting. Fini les tableaux Excel manuels : l’information est centralisée, à jour, et actionnable.
- Pour la direction
La direction peut enfin disposer de KPI fiables, mis à jour en temps réel, sans avoir besoin de solliciter les équipes. Le suivi budgétaire devient plus rigoureux et les arbitrages stratégiques peuvent être faits en toute connaissance de cause. Power BI leur permet également de mesurer l’alignement des projets avec les objectifs globaux de l’entreprise.
- Pour la DSI
Pour les responsables IT, c’est une simplification majeure. Moins d’outils à maintenir, une intégration fluide avec l’environnement Microsoft existant (Teams, Outlook, Excel) et une infrastructure cloud sécurisée qui permet un accès mobile et sécurisé. La DSI peut se concentrer sur l’innovation plutôt que sur la maintenance.
Conseils pour une mise en place réussie
Contactez-nous dès aujourd’hui pour démarrer !
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Cartographiez vos processus actuels : identifiez ce qui fonctionne, ce qui ralentit et ce qui peut être automatisé.
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Impliquez les utilisateurs dès la conception : ce sont eux qui garantiront l’adoption de la solution.
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Travaillez avec un intégrateur certifié : un partenaire expérimenté saura adapter l’outil à votre réalité métier.
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Déployez en plusieurs phases : commencez par un pilote avant d’étendre à toute l’entreprise.
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Formez vos équipes au pilotage projet : l’outil est puissant, mais sa vraie force dépend de son usage.
Avec Dynamics 365 Business Central et Power BI, la gestion de projet devient un avantage compétitif. Vous gagnez en clarté, en réactivité, en efficacité. Les retards se voient avant qu’ils ne coûtent cher. Les coûts sont pilotés. Les équipes avancent avec des données fiables.
Et si vous transformiez vos projets en moteurs de croissance ?
